MawisContract – Automatizované vytváranie zmlúv

Prípadová štúdia: Automatizácia tvorby zmlúv o vecných bremenách v plzenskej pobočke spoločnosti HRDLIČKA spol. s r.o.

O spoločnosti HRDLIČKA spol. s r.o.:

HRDLIČKA spol. s r.o. je renomovaná spoločnosť špecializujúca sa na poskytovanie geodetických a geomatických služieb. Spoločnosť poskytuje svoje služby klientom v rôznych odvetviach, najmä v stavebníctve, prevádzke technickej infraštruktúry a ďalších oblastiach, kde je potrebné spracovanie geodetických údajov. Plzeňská pobočka spoločnosti Hrdlička v rámci svojich činností poskytuje aj vypracovávanie a prerokovávanie zmlúv o vecných bremenách pre stavby elektrických sietí na kľúč pre firmy budujúce infraštruktúru spoločností ČEZ a EG.D.

Výzva:

Napriek tomu, že spoločnosť HRDLIČKA spol. s r.o., resp. jej plzenská pobočka, disponuje skúsenými zamestnancami a kvalitnými postupmi, proces tvorby zmlúv o vecných bremenách bol opakujúcou sa, časovo náročnou rutinou náchylnou na chyby. Zamestnanci ručne vyhľadávali a dopĺňali informácie o vlastníkoch príslušných pozemkov a o osobách, ktoré v ich mene konali, a to často z rôznych zdrojov, a ručne ich dopĺňali do vzorov zmlúv, ktoré upravovali podľa vstupných údajov vlastníka. Takáto činnosť môže viesť k nekonzistentnosti a spôsobiť chyby a nepresnosti v zmluvách a v návrhoch na zápis do katastra nehnuteľností. Činnosti počas prípravy zmlúv a návrhov však vykazovali všetky znaky vhodnosti na automatizáciu a štandardizáciu postupu tvorby jednotnej zmluvy podľa vzoru, ak by sa do neho podarilo implementovať internú rozhodovaciu logiku vkladania častí na základe vstupných údajov vlastníka.

Cieľ:

Spoločnosť HRDLIČKA spol. s r.o. hľadala efektívny spôsob, ako automatizovať proces tvorby zmlúv o vecných bremenách, aby zvýšila produktivitu, znížila pravdepodobnosť chýb a zabezpečila jednotný prístup k tvorbe zmlúv. Hlavným cieľom bolo tiež uľahčiť sledovanie a správu priebehu dojednávania a prerokovávania zmlúv.

Riešenie:

Vývojové oddelenie spoločnosti HRDLIČKA spol. s r.o. pripravilo a nasadilo pre zamestnancov plzenskej pobočky aplikáciu MAWIS Contract, ktorá bola navrhnutá na automatizáciu tvorby zmlúv o vecných bremenách a sledovanie priebehu ich prerokovávania. Aplikácia umožňuje načítanie údajov o vlastníkoch pozemkov z geometrických plánov projektu a súborov vfk projektu. Aplikácia ďalej disponuje šablónami zmlúv pripravenými na mieru pre jednotlivých odberateľov, v tomto prípade prevádzkovateľov elektrických sietí spoločnosti ČEZ, ktoré je možné ľahko prispôsobiť špecifickým požiadavkám a úpravám. Šablóny/vzory zmlúv obsahujú logiku rozhodovania na základe údajov o vlastníkovi, napr. platca/neplatca, fyzická/právnická osoba atď., a zostavujú sa úplne automaticky bez ručného zásahu pracovníka. Iba na základe údajov vložených do aplikácie.

Implementácia:

Po niekoľkých školeniach začali zamestnanci plzenskej pobočky spoločnosti Hrdlička pravidelne využívať aplikáciu Mawis Contract. Aplikácia sa ľahko integrovala do existujúceho pracovného postupu. Zamestnanci teraz načítavajú potrebné údaje o vlastníkoch pozemkov dotknutých projektom a dopĺňajú chýbajúce údaje o konajúcich osobách a účtovných charakteristikách. Následne aplikácia automaticky vygeneruje návrhy zmlúv a ďalších potrebných dokumentov (sprievodný list, údaje o platbe) a na základe zadaných šablón na konci procesu vyplní aj návrh na zápis do katastra, ktorý je potom k dispozícii na stiahnutie na stránkach ČÚZK. Tým sa eliminujú chyby spôsobené ručnou úpravou vzorov a návrhov na zápis do katastra nehnuteľností.

Výsledky:

Implementácia aplikácie Mawis Contract priniesla plzenskej pobočke spoločnosti Hrdlička niekoľko kľúčových výsledkov:

• Zvýšená efektívnosť: Proces tvorby zmlúv sa výrazne zrýchlil. Zamestnanci už nemusia ručne vyhľadávať a spracovávať informácie, čo im ušetrilo veľa času.
• Zníženie počtu chýb: Vďaka automatizácii došlo k zníženiu počtu chýb a nepresností v zmluvách. Aplikácia používa jednotné šablóny, čo zabezpečilo konzistentné a správne formulované zmluvy.
• Prehľadnosť a transparentnosť: Zamestnanci majú teraz lepší prehľad o stave jednotlivých zmlúv a celkovom priebehu procesu dojednávania a prerokovávania zmlúv.
• Zefektívnenie práce: Vďaka automatizácii sa zamestnanci môžu viac sústrediť na dôležitejšie úlohy a zvýšiť kvalitu poskytovaných služieb.

Záver:

Aplikácia Mawis Contract sa stala kľúčovým nástrojom pre plzeňskú pobočku spoločnosti HRDLIČKA spol. s r.o. pri tvorbe zmlúv o vecných bremenách. Automatizácia tohto procesu priniesla mnoho výhod, vrátane vyššej produktivity, zníženia počtu chýb, lepšieho prehľadu a zefektívnenia práce. Vďaka tomu môže spoločnosť lepšie reagovať na potreby svojich zákazníkov a poskytovať kvalitné služby vo svojom odbore.